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「何にでもExcelを使うのはやめませんか」エクセルで作った表がクソな理由に「あるある」「これ上司と共有したい」と共感の声

 今回紹介するのは、Yoideaさんが投稿した『【切実】エクセルを使わないで – #1 方眼紙』という動画です。再生数は1.4万回を超え、「ニコニコ技術部」カテゴリランキングで最高で5位を記録しました。

投稿者メッセージ(動画説明文より)

意外と知られていませんが、Excelは表計算ソフトです。
何にでもExcelを使うのはやめませんかという切実なお願いです。

【補足】
動画内に登場するシートは架空のもので、エクセル方眼紙について調べて自作しました。
また、.xlsx形式で提出しなさいという局面を想定しています。


Excelで作った表の「あるある」な問題点

 今や業務の管理ツールとしてなくてはならない存在となったExcel。その利用域は、単なる表計算に留まらず、資料作成に使用したりと幅広く活用されてきました。また、パソコン上で自由に作成・修正ができるため、わざわざ印刷せずに電子データで申請書を提出・保存するといった企業も増えてきています。

 しかし、そんな便利なツールですが、使い方を間違えると、使用者に不必要な手間をかけさせることとなってしまいます。

 この動画では、そんな表の「あるある」な問題点が解説されています。

①文字1字に対して1セルで割り当てられている

 文字を入力する際に、セルが統合されていないため、1文字入力したらTabキーでセルを移動、1文字入力したらTabキーでセルを移動……を何度も繰り返さなければならず、非常に効率が悪いです。

 電話番号まで入力が終わりましたが、ここまでだけでもかなりの回数のセル移動を繰り返さなければなりませんでした。ここからさらに住所入力をするとなると、さすがに骨が折れてしまいます。

▼解決策

 1セル内に文字を複数入力すると想定されるときは、「セルの結合」を忘れないようにしましょう。

②「男・女を“丸”で囲う」など、手入力が必要な項目が設定されている

 表にある「性別」の欄をよく見ると、まるで「手書きで性別を囲ってくれ」と言われているかのような表記になっています。電子データで送付するのにもかかわらず、手入力が必須な項目があっては、入力することができません。

 頑張れば入力できないこともないですが……。

▼解決策

 「性別」など選択肢が複数ある項目を入力させる場合は、「プルダウン」などを利用して、項目をクリックで選択できるようにしましょう。

③商品単価の計算式が入力されていない

 商品を大量に発注したり、単価を計算したい時に、「項目」に商品名、「数量」に個数、「単価」を入力しますが、入力し終えたところで問題発生。合計金額が自動計算で表示されません。

 これは「金額」タブの列に計算数式が設定されていないせいで、自動で表示させたかった 数量×単価 の自動計算がされなかったことを表します。手入力で数値計算をしていては、表計算ソフトである意味が損なわれてしまいます。

 また、計算数式を挿入しようにも、セルの結合に見せかけた「枠の削除」をしてしまっている影響で、どのセルを選択すればよいか、戸惑ってしまいます。

▼解決策

 単価計算には「計算数式」を入力し、セルは「セルの結合」を適用しましょう。


 いかがでしたでしょうか。

 便利な機能が満載なExcelですが、だからといって安易に表を組んでしまうのはNG。そつなく使用できるよう配慮して、有効にソフトを活用しましょう。

視聴者のコメント

・あるあるあるあるある ! ! ! ! ! ! ! !
・ほんとにこういうのあるよ
・この動画上司と共有したいwwww
・方眼紙っぽい使い方することあります・・・
・手書きなら良いが今はペーパーレスの時代だからと言って直接入力を求められる

▼動画はこちらから視聴できます▼

【切実】エクセルを使わないで – #1 方眼紙

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